COMO A LEI GERAL DOS ARQUIVOS DE ANGOLA REGULARIZA A DIGITALIZAÇÃO E OS SEUS DESAFIOS

Por: Augusto Dias dos Santos,

Lic. em Ciencias da Informação

Concretamente a Lei 14/17, no Capitulo V ( Digitalização e Microfilmagem), na alínea no1. narra o seguinte: As instituições, publicas e privadas com documentação de interesse publico ou privada devem estabelecer políticas de digitalização e microfilmagem para permitir um melhor acesso e disseminação das informações.

Portanto, as empresas devem pensar em alternativas que ajudem na gestão correcta desses dados. A melhor forma de fazer isso é migrando para a versão digital. Arquivos digitais estão mais seguros e podem ser facilmente acessados de qualquer lugar, a qualquer hora. A guarda de documentos físicos nas empresa pode ocupar espaço, gerar desorganização e colocar em risco informações cruciais e ser prejudicial a saude dos seus colaboradores, colectando poeira e micro organismos.

O Governo de Angola, sabendo das necessidades das instituições publicas e privadas, para a sua proteção, decretou a Lei Geral dos Arquivos de Angola, no 14/17 de 7 de agosto de 2017, para regulamentar o Sistema de Arquivo de Angola. De uma forma geral a Lei 14/17, propõem um cuidado minucioso, com o armazenamento, classificação, guarda, catalogação, conservação, segurança, gestão documental, património, etc, e deixa mais claro, a importância dos Arquivos, para que possam garantir, uma boa gestão, para a satisfação dos usuários. É importante ressaltar, o que fatalmente prejudica os Arquivos, é o não cumprimento, do decreto Lei 14/17, o que pode gerar sanções criminais e civil, segundo o Capitulo II do Artigo 27° da alínea 4, da Lei 14/17 de 7 de agosto de 2017.

A gestão de documentos e arquivos é de importância fundamental para organizações, tanto públicas quanto privadas, em Angola, assim como em qualquer outro lugar do mundo. Ela desempenha um papel crucial na eficiência operacional, na tomada de decisões, na conformidade legal e na preservação da memória coletiva e institucional. No entanto, ambos os sectores enfrentam desafios significativos na gestão de documentos e arquivos.

Nesta dissertação, destacaremos alguns desses desafios comuns e discutiremos as possíveis soluções para superá-los.

Apresento aqui alguns desafios na Gestão de Documentos e Arquivos:

• Volume de Documentos: Um dos desafios mais proeminentes é o grande volume de documentos gerados pelas organizações, especialmente as públicas. Esse volume em constante crescimento pode sobrecarregar os sistemas de arquivamento, tornando difícil para a organização, a recuperação e preservação de informações importantes.

• Tecnologia Obsoleta: Muitas organizações, tanto públicas quanto privadas, ainda dependem de tecnologias obsoletas para a gestão de documentos e arquivos. Isso dificulta a digitalização, o armazenamento e o acesso eficiente a informações importantes.

• Falta de Pessoal Qualificado: A escassez de profissionais qualificados em arquivologia e gestão documental é um desafio significativo. A gestão de documentos requer conhecimentos específicos para garantir que os registros sejam mantidos, organizados e preservados adequadamente.

• Padrões Inadequados: A ausência de padrões de classificação e catalogação de documentos pode dificultar a organização eficaz de registros, levando a problemas na localização de informações quando necessário.

• Segurança da Informação: Tanto em organizações públicas quanto privadas, garantir a segurança dos documentos é crucial. A perda ou o acesso não autorizado a informações confidenciais pode resultar em sérias consequências.

• Custos: A gestão de documentos, incluindo a digitalização, a preservação e o armazenamento, pode ser dispendiosa, especialmente para organizações com orçamentos limitados.

• Cumprimento Legal: As organizações, principalmente as públicas, precisam cumprir regulamentos rigorosos sobre a preservação e a acessibilidade de documentos. A não conformidade pode resultar em penalidades.

• Transparência: As organizações públicas precisam garantir a transparência e o acesso público a informações relevantes, o que pode ser desafiador ao gerenciar grandes volumes de documentos.

• Preservação de Documentos Históricos: Tanto organizações públicas quanto privadas podem enfrentar desafios na preservação a longo prazo de documentos históricos de valor cultural, essenciais para a memória institucional.

• Cultura Organizacional: Mudar a cultura organizacional em relação à gestão de documentos e arquivos pode ser um desafio, especialmente quando se trata de promover a importância da gestão documental em todos os níveis da organização.

Soluções para Superar os Desafios:

• Para enfrentar esses desafios, organizações públicas e privadas em Angola sugirimos que se deve adoptar as seguintes soluções:

• Investir em tecnologia moderna para a gestão documental, incluindo sistemas de digitalização e armazenamento eficientes.

• Contratar ou treinar profissionais qualificados em arquivologia para gerenciar documentos de forma eficaz.

• Estabelecer padrões de classificação e catalogação de documentos para facilitar a organização e recuperação de informações.

• Priorizar a segurança da informação com sistemas de protecção de dados e acesso restrito a informações confidenciais.

• Gerenciar custos por meio de orçamentos e estratégias de retenção de documentos eficazes.

• Cumprir os regulamentos legais relacionados à gestão de documentos para evitar penalidades.

• Promover a transparência por meio de políticas de divulgação de informações públicas.

• Investir na preservação de documentos históricos para manter a memória institucional.

• Promover uma cultura organizacional que valorize a gestão de documentos e arquivos em todos os níveis da organização.

Em conclusão, a gestão de documentos e arquivos é um pilar fundamental para o funcionamento eficiente e bem-sucedido tanto de organizações públicas quanto privadas em Angola. Este processo desempenha um papel vital na organização, preservação e acessibilidade das informações críticas que sustentam as operações quotidianas, auxiliam na tomada de decisões estratégicas e garantem a conformidade com regulamentos legais.

No entanto, o enfrentamento dos desafios associados à gestão de documentos e arquivos requer um esforço contínuo e um compromisso sólido por parte das organizações. Desde a sobrecarga de documentos até a tecnologia ultrapassada, a falta de pessoal qualificado, a segurança da informação e a necessidade de conformidade legal, esses desafios demandam soluções eficazes.

Para superar esses obstáculos, as organizações em Angola devem investir em tecnologia moderna, promover treinamento e desenvolvimento de pessoal, estabelecer políticas claras de retenção de documentos e garantir a conformidade com regulamentos. Além disso, é essencial cultivar uma cultura organizacional que valorize a gestão documental e promova a conscientização em todos os níveis da organização.

A colaboração com profissionais qualificados em arquivologia e ciência da informação desempenha um papel crucial na garantia de sucesso na gestão de documentos e arquivos. Esses especialistas podem oferecer orientação, implementar melhores práticas e ajudar na transição para soluções digitais eficazes.

Em suma, a gestão de documentos e arquivos é um desafio complexo, mas essencial para as organizações em Angola. O investimento em recursos e práticas adequadas nessa área é crucial para a eficiência operacional, a preservação da memória institucional e a garantia da conformidade legal. A gestão documental eficaz é uma base sólida para o sucesso contínuo das organizações no ambiente actual de informações em constante evolução.

Augusto dias dos Santos, Lic. em Ciencias da Informação

Dissertação feita no Iº FÓRUM NACIONAL DE CIÊNCIAS DA INFORMAÇÃO, realizado em Luanda aos, 25 de Outubro de 2023, na Mediateca Zé Dú, no Municipio do Cazenga.